Vakjargon in AI-notulen: zo leer je AI jouw termen

Je AI-notulist doet het prima. Tot iemand "de KPI's uit de OTAP-straat" noemt en er in je notulen "de KP's uit de otaapstraat" staat. Vakjargon in AI-notulen is de stille bron van irritatie: de structuur klopt, de actiepunten kloppen, maar de woorden die er in jouw vak echt toe doen zijn verhaspeld.

Het goede nieuws: dit is bijna altijd op te lossen. Spraakherkenning is geen magie, maar statistiek. Geef je notulist de juiste woorden vooraf, en de kans dat hij ze goed neerzet stijgt fors. In dit artikel lees je hoe je dat praktisch aanpakt.

Waarom AI struikelt over jouw vakjargon

Een spraakmodel is getraind op enorme hoeveelheden algemene taal. Woorden die vaak voorkomen in normaal Nederlands herkent het moeiteloos. Woorden die alleen binnen jouw sector, bedrijf of team bestaan, komen in die training nauwelijks voor. Het model kiest dan het dichtstbijzijnde woord dat het wel kent.

Daar komt bij dat mensen jargon snel en slordig uitspreken. Juist termen die je twintig keer per dag zegt, slik je half in. Voor een luisteraar die de context kent is dat geen probleem. Voor een model dat puur op klank werkt wel.

De vier categorieën die het vaakst misgaan

• Interne afkortingen. Projectcodes, systeemnamen en teamafkortingen die nergens anders bestaan.
• Eigennamen. Namen van collega's, klanten en leveranciers, zeker met een niet-Nederlandse schrijfwijze.
• Vaktermen en leenwoorden. Engelse termen in een Nederlandse zin, of Latijnse termen in de zorg en de advocatuur.
• Cijfers met betekenis. Artikelnummers, versienummers en bedragen die net anders worden opgeschreven dan bedoeld.

Bouw een woordenlijst voor je AI-notulist

De belangrijkste knop die je kunt omzetten heet meestal woordenlijst, custom vocabulary of keywords. Je geeft daarin een set termen mee die het model extra gewicht geeft tijdens het transcriberen. Vrijwel elke serieuze AI-notulist heeft zo'n functie, al zit hij soms verstopt in de instellingen.

Begin klein en concreet. Een lijst van dertig goed gekozen termen doet meer dan een lijst van driehonderd woorden waarvan de helft nooit valt. Te veel termen kan zelfs averechts werken, omdat het model dan te snel naar een jargonwoord grijpt waar een gewoon woord bedoeld was.

Wat zet je erin?

• De namen van je vaste deelnemers, precies zoals je ze geschreven wilt zien.
• Je productnamen, projectnamen en interne systemen.
• Afkortingen die je als afkorting wilt zien, dus OR in plaats van "oh er".
• Namen van klanten en leveranciers die vaak terugkomen.
• Vaktermen die in je sector standaard zijn maar daarbuiten zeldzaam.

Schrijf elke term precies zoals je hem in de notulen wilt lezen, inclusief hoofdletters en koppeltekens. De meeste tools nemen jouw schrijfwijze letterlijk over als ze een match herkennen. Dat is meteen een gratis manier om je huisstijl af te dwingen.

Houd de lijst levend

Een woordenlijst is geen eenmalige klus. Projecten stoppen, nieuwe collega's komen erbij, klanten wisselen. Zet een kwartaalherinnering in je agenda om de lijst langs te lopen: schrap wat niet meer valt, voeg toe wat is opgekomen. Vijf minuten werk, elk kwartaal.

Wat je tijdens de vergadering zelf kunt doen

Niet alles los je op met instellingen. Een paar gewoontes in de vergadering zelf schelen verrassend veel.

• Spel een nieuwe term één keer uit. Als een afkorting voor het eerst valt, zeg er de volledige naam bij. Het model pakt de voluit gesproken versie vaak wel goed op, en jij hebt de vertaling in je transcript staan.
• Noem namen bij de introductie. "Dit is Ayşe van Finance" geeft je notulist een ankerpunt voor de rest van het gesprek.
• Let op je microfoon. Een headset in plaats van de laptopmicrofoon doet meer voor de nauwkeurigheid dan welke instelling ook. Jargon gaat als eerste kapot bij ruis.
• Herhaal besluiten en getallen. Wie een bedrag of deadline hardop samenvat, geeft het model een tweede kans en de lezer meteen duidelijkheid.

Corrigeer achteraf, maar wel slim

Ga na afloop niet het hele transcript woord voor woord nalopen. Dat kost meer tijd dan je bespaart. Scan de notulen op de plekken waar jargon telt: de besluiten, de actiepunten en de getallen. Daar moet het kloppen. In de rest van de tekst is een verhaspeld woord vervelend, maar zelden schadelijk.

Elke correctie die je maakt is bovendien materiaal voor je woordenlijst. Zie je dezelfde fout twee keer terugkomen, dan hoort die term in de lijst. Sommige tools, zoals deze AI-notulist met een eigen woordenboekfunctie, laten je correcties direct opslaan zodat ze bij volgende vergaderingen automatisch goed gaan.

Meet of het echt beter wordt

Gevoel is een slechte graadmeter. Doe daarom een simpele steekproef. Kies één vergadering, tel hoeveel jargontermen erin vallen en hoeveel er goed staan. Voeg daarna je woordenlijst toe en doe hetzelfde bij de volgende vergadering van dezelfde soort.

Zit je van pakweg zeventig procent naar boven de negentig, dan werkt het. Blijft het steken, dan zit het probleem waarschijnlijk niet in de woordenlijst maar in de audio: te veel mensen op één microfoon, een galmende vergaderzaal of een slechte verbinding.

Drie valkuilen om te vermijden

• Alles in de lijst gooien. Hoe meer ruis in je woordenlijst, hoe vaker het model een gewoon woord vervangt door een vakterm. Kwaliteit boven kwantiteit.
• Varianten vergeten. Als je team zowel "OR" als "ondernemingsraad" zegt, zet je beide in de lijst.
• Denken dat het eenmalig is. Een lijst uit 2024 met projecten die allang zijn afgerond helpt niemand.

Wil je zien hoe andere organisaties dit aanpakken, dan is een plek als de AI-tafel handig om ervaringen met AI-tools uit te wisselen. Vaak blijkt dat iemand in een andere sector precies hetzelfde probleem al heeft opgelost.

Kortom

Vakjargon in AI-notulen is geen reden om terug te gaan naar handmatig meeschrijven. Het is een instelkwestie. Een korte, goed onderhouden woordenlijst, een fatsoenlijke microfoon en een gerichte controle achteraf brengen je notulen van "grotendeels bruikbaar" naar "gewoon klaar". En dat scheelt elke week weer een uur nawerk.

Veelgestelde vragen

Hoeveel termen kan ik in een woordenlijst zetten?

Dat verschilt per tool, maar de meeste staan enkele honderden termen toe. Praktisch gezien werkt een lijst van dertig tot honderd goed gekozen termen het beste. Grotere lijsten verhogen de kans dat het model onterecht naar een vakterm grijpt.

Herkent AI Nederlandse en Engelse termen door elkaar?

Ja, moderne modellen kunnen prima omgaan met Engelse leenwoorden in een Nederlandse zin. Wel is het verstandig om de gewenste schrijfwijze van die Engelse termen in je woordenlijst te zetten, zodat de spelling consistent blijft.

Moet ik de woordenlijst per vergadering instellen?

Meestal niet. De meeste AI-notulisten hanteren één woordenlijst per account of per werkruimte, die automatisch bij elke opname wordt toegepast. Alleen bij sterk afwijkende vergaderingen, bijvoorbeeld met een externe klant met eigen jargon, loont het om tijdelijk extra termen toe te voegen.