Hoeveel tijd bespaar je met automatisch notuleren?

Hoeveel tijd ben je eigenlijk kwijt aan notuleren? Waarschijnlijk meer dan je denkt. In dit artikel rekenen we het voor en laten we zien hoeveel uur je per week terugwint met automatisch notuleren. Spoiler: het tikt flink aan.

De verborgen kosten van handmatig notuleren

Notuleren is meer dan tijdens de meeting typen. Reken maar mee. Je maakt aantekeningen, werkt ze achteraf uit, controleert ze, vult gaten in en stuurt ze rond. Bij elkaar ben je per vergadering al snel dertig tot zestig minuten extra kwijt, bovenop de meeting zelf.

Doe je dat vier keer per week, dan praat je over twee tot vier uur. Dat is bijna een halve werkdag die opgaat aan administratie in plaats van aan echt werk.

Reken het voor jezelf uit

Wil je weten wat het jou kost? Gebruik deze simpele rekensom:

• Aantal vergaderingen per week keer
• De tijd die je per meeting aan notulen besteedt is
• Je wekelijkse notuleer-tijd.

Vermenigvuldig dat met je uurtarief en je ziet meteen wat handmatig notuleren je organisatie kost. Voor veel teams loopt dat per jaar in de duizenden euro's.

Wat een AI-notulist je teruggeeft

Een AI-notulist neemt vrijwel het hele proces over. De samenvatting en actiepunten staan klaar zodra de meeting eindigt. De tijd die je overhoudt, gebruik je voor zaken die er echt toe doen: opvolging, klantcontact of gewoon een minder volle agenda.

Wil je die uren terugwinnen? Zet Fireflies.ai aan het werk op je volgende vergadering en merk zelf hoeveel tijd er vrijkomt.

Zo benut je de gewonnen tijd echt

Tijd besparen is alleen waardevol als je die tijd ook goed inzet. Een paar ideeen:

• Plan direct na een meeting tijd in voor opvolging van actiepunten.
• Gebruik de vrijgekomen ruimte voor diepgaand werk zonder onderbrekingen.
• Verlaag het aantal vergaderingen door samenvattingen te delen met wie er niet bij hoefde te zijn.

Een rekenvoorbeeld

Stel: je hebt vijf meetings per week en bent per meeting veertig minuten kwijt aan notulen. Dat is ruim drie uur per week, oftewel zo'n 150 uur per jaar. Met een AI-notulist houd je het grootste deel daarvan over. Dat is bijna vier werkweken per jaar.

Veelgestelde vragen

Bespaar ik echt zoveel tijd?

De meeste gebruikers winnen twee tot vijf uur per week terug, afhankelijk van hoeveel ze vergaderen en hoe uitgebreid ze normaal notuleren.

Kost het instellen veel tijd?

Nee. Je koppelt de tool een keer aan je agenda en daarna gaat het vanzelf.