MDO notuleren met AI: multidisciplinair overleg zonder losse eindjes

In een multidisciplinair overleg (MDO) zitten professionals uit verschillende vakgebieden om tafel. Denk aan zorg, onderwijs, wijkteams of jeugdhulp. Iedereen heeft een eigen blik en eigen taal, en juist daardoor gaan afspraken makkelijk verloren. MDO notuleren met AI helpt je om de afspraken scherp te houden zonder dat iemand de hele tijd hoeft mee te typen.

Hieronder lees je hoe je dat aanpakt, waar je op moet letten en hoe je zorgvuldig omgaat met gevoelige informatie.

Waarom notuleren bij een MDO lastig is

Een MDO heeft een eigen dynamiek. Er zijn veel deelnemers met verschillende rollen, de casussen zijn complex en de afspraken raken meerdere organisaties tegelijk.

• Veel taal en jargon: elke discipline gebruikt eigen termen en afkortingen.
• Gedeelde verantwoordelijkheid: wie doet wat is niet altijd meteen duidelijk.
• Weinig tijd: er staan vaak meerdere casussen op één agenda.
• Gevoelige inhoud: het gaat over mensen, niet over producten.

Wat leg je vast bij een multidisciplinair overleg?

Houd de notulen compact en gericht op wat er daarna moet gebeuren. Een goede structuur per casus is:

• De vraag of situatie die besproken is, kort samengevat.
• De inbreng per discipline, in een of twee zinnen.
• Het gezamenlijke besluit of advies.
• Per actie: wie, wat en wanneer.
• Het moment van de volgende evaluatie.

Hoe AI je helpt bij MDO notuleren

Een AI-notulist neemt het gesprek op, zet het om in tekst en maakt er een samenvatting van. Daardoor kan de voorzitter zich richten op het gesprek in plaats van op het typwerk. Voorbeelden van AI-notulisten zijn er genoeg, bijvoorbeeld een tool als Fireflies voor automatische samenvattingen, waarmee je ook sprekers en actiepunten kunt laten herkennen.

Sprekerherkenning per discipline

Laat deelnemers zich bij de start kort voorstellen met naam en rol. Dan kan de AI de inbreng beter toewijzen, en zie je in de notulen meteen wat de huisarts, de schoolmaatschappelijk werker of de gezinscoach heeft ingebracht.

Een vast sjabloon voor elke casus

Stel in je tool een sjabloon in met kopjes als situatie, inbreng, besluit en acties. Zo krijg je bij elke casus dezelfde indeling en vind je afspraken snel terug. Je kunt het sjabloon ook aanvullen met een eigen woordenlijst met vakjargon en afkortingen, zodat termen goed worden herkend.

Privacy: wees extra zorgvuldig

Bij een MDO worden vaak bijzondere persoonsgegevens besproken, zoals gezondheidsinformatie. Daar gelden strengere regels voor. Maak daarom vooraf heldere afspraken.

• Grondslag en doel: bepaal waarom je opneemt en leg dit vast, bijvoorbeeld in je verwerkingsregister.
• Minimaal vastleggen: gebruik waar mogelijk initialen of een dossiernummer in plaats van volledige namen van cliënten.
• Toegang beperken: deel notulen alleen met de professionals die betrokken zijn bij de casus.
• Bewaartermijn: verwijder opname en ruw transcript zodra de notulen zijn vastgesteld.
• Informeer deelnemers: vertel aan het begin dat er een AI-notulist meeluistert.

Twijfel je of een AI-notulist past bij jullie situatie? Overleg dan met je functionaris gegevensbescherming en overweeg een DPIA.

Stappenplan voor je eerste MDO met AI

• Stap 1: maak afspraken over privacy en leg die vast voordat je begint.
• Stap 2: kies een tool met veilige opslag en duidelijke toegangsrechten.
• Stap 3: stel het sjabloon en de woordenlijst in.
• Stap 4: begin het overleg met een korte voorstelronde en melding van de opname.
• Stap 5: vat per casus mondeling het besluit en de acties samen.
• Stap 6: controleer de notulen en deel ze binnen 24 uur met de betrokkenen.

Veelgemaakte fouten bij MDO-notulen

• Te veel details over de cliënt vastleggen, terwijl alleen de afspraken nodig zijn.
• Acties zonder eigenaar of deadline laten staan.
• De AI-samenvatting ongecontroleerd doorsturen.
• Notulen breed delen met mensen die niets met de casus te maken hebben.

Veelgestelde vragen

Mag je een MDO opnemen met een AI-notulist?

Dat kan, maar alleen met een duidelijke grondslag, een beperkt doel en goede afspraken over opslag en toegang. Omdat het vaak om bijzondere persoonsgegevens gaat, is overleg met je privacyfunctionaris verstandig.

Hoe voorkom je dat er te veel persoonlijke informatie in de notulen komt?

Gebruik een sjabloon dat alleen afspraken en adviezen vraagt, werk met initialen of dossiernummers en verwijder het ruwe transcript na vaststelling van de notulen.

Wie is verantwoordelijk voor de notulen van een MDO?

Meestal de voorzitter of een aangewezen secretaris. De AI maakt het concept, maar een mens controleert en stelt de notulen vast.