AI Act en AI-notulen: wat betekent de wet voor jou?

De AI Act is de eerste brede AI-wet ter wereld en raakt bijna elk bedrijf dat kunstmatige intelligentie gebruikt. Gebruik jij een AI-notulist die je vergaderingen automatisch opneemt, transcribeert en samenvat? Dan is de kans groot dat je je afvraagt: valt mijn tool hier eigenlijk onder? In dit artikel leggen we in gewone taal uit wat de AI Act betekent voor AI-notulen, welke verplichtingen er spelen en hoe je zonder gedoe compliant blijft.

Wat is de AI Act precies?

De AI Act is de Europese verordening die regels stelt aan het ontwikkelen en gebruiken van AI-systemen. Het doel is simpel: AI moet veilig zijn, mensenrechten respecteren en transparant werken. De wet is in 2024 in werking getreden en wordt stapsgewijs van kracht, met verschillende deadlines voor verschillende soorten AI.

Het slimme aan de wet is dat hij werkt met risicoklassen. Niet elke AI-toepassing krijgt dezelfde regels. Een chatbot die recepten voorstelt wordt anders behandeld dan een systeem dat beslist of jij een lening krijgt. Die aanpak bepaalt ook hoe streng de regels voor jouw AI-notulist zijn.

De vier risicoklassen op een rij

De AI Act deelt systemen in vier categorieën in. Zo zie je snel waar een tool ongeveer valt:

• Onaanvaardbaar risico: verboden toepassingen, zoals social scoring door overheden of manipulatieve systemen. Deze mogen simpelweg niet.
• Hoog risico: AI die grote impact heeft op mensen, bijvoorbeeld bij werving, kredietbeoordeling of medische diagnoses. Hier gelden zware eisen.
• Beperkt risico: systemen met transparantieplicht, zoals chatbots en AI die content genereert. Mensen moeten weten dat ze met AI te maken hebben.
• Minimaal risico: de grote meerderheid van AI-toepassingen, met weinig tot geen extra regels.

In welke categorie valt een AI-notulist?

Goed nieuws: een standaard AI-notulist die gesprekken transcribeert en samenvat valt meestal in de categorie beperkt tot minimaal risico. De tool neemt geen beslissingen over mensen, maar legt vast wat er gezegd is. Daarmee ontloop je de zware verplichtingen die bij hoog-risicosystemen horen.

Toch is nuance belangrijk. Zodra je notulist meer gaat doen dan alleen vastleggen, verschuift het plaatje. Denk aan een systeem dat sollicitanten scoort op basis van hun antwoorden, of dat automatisch beoordeelt hoe een medewerker presteert. Dan kom je richting hoog risico en gelden strengere regels. Bij het notuleren van een sollicitatiegesprek is dit een aandachtspunt: laat de AI de woorden vastleggen, maar laat de beoordeling bij mensen.

Welke verplichtingen gelden er voor jou?

Ook bij beperkt risico heb je een paar concrete taken. De meeste zijn logisch en overlappen met wat je vanuit de AVG al hoort te doen.

Transparantie richting deelnemers

Iedereen aan tafel moet weten dat er een AI meeluistert en notuleert. Dat betekent niet dat je een juridisch document hoeft voor te lezen. Een korte melding aan het begin van de vergadering volstaat vaak. Wil je het netjes regelen? Lees dan ons artikel over toestemming vragen voor een opname.

Menselijk toezicht

Vertrouw niet blind op de output. AI kan zich vergissen, zeker bij ruis, jargon of meerdere sprekers door elkaar. Laat altijd een mens de notulen controleren voordat ze definitief worden. Zo houd je de regie en voorkom je dat fouten een eigen leven gaan leiden.

AI-geletterdheid in je team

De AI Act verwacht dat medewerkers die met AI werken, begrijpen wat de tool doet en waar de grenzen liggen. Voor een AI-notulist is dat overzichtelijk: leg uit hoe de opname werkt, waar de data heen gaat en hoe je een samenvatting controleert. Een korte interne uitleg is genoeg om je team op niveau te krijgen.

AI Act en de AVG: twee wetten, één aanpak

De AI Act komt niet in de plaats van de AVG, maar vult die aan. De AVG gaat over persoonsgegevens, de AI Act over het AI-systeem zelf. Bij AI-notulen lopen die twee natuurlijk in elkaar over, want een gesprek zit vol persoonsgegevens.

Praktisch betekent dit dat je beide petten opzet. Zorg voor een verwerkersovereenkomst met je leverancier, weet waar je vergaderdata wordt opgeslagen en houd rekening met de rechten van betrokkenen. Doe je dat al goed voor de AVG? Dan heb je het grootste deel van je AI Act-huiswerk ook meteen af.

Zo blijf je in de praktijk compliant

Je hoeft geen jurist in te huren om dit goed te regelen. Met een paar heldere afspraken kom je een heel eind:

• Kies een tool die transparant is over hoe data wordt verwerkt en waar servers staan. Een gevestigde AI-notulist als deze veelgebruikte meetingassistent laat bijvoorbeeld duidelijk zien welke gegevens hij bewaart.
• Meld aan het begin van elke vergadering dat er wordt genotuleerd door AI.
• Laat notulen altijd door een mens nakijken voordat je ze deelt.
• Leg vast wie toegang heeft tot de notulen en hoe lang je ze bewaart.
• Zet je afspraken kort op papier, zodat je bij vragen of een audit meteen kunt laten zien hoe je het geregeld hebt.

Omdat de regels rond AI snel veranderen, loont het om je kennis op peil te houden. Op platforms zoals de AI-tafel wisselen professionals ervaringen uit over AI-tools en nieuwe wetgeving, wat handig is om bij te blijven zonder in de juridische details te verdwalen.

Waarom dit nu al relevant is

Sommige onderdelen van de AI Act gelden pas over een paar jaar volledig, maar wachten is geen slim idee. De transparantie- en toezichtseisen sluiten aan bij wat klanten en medewerkers sowieso van je verwachten. Wie nu al netjes met AI-notulen omgaat, hoeft straks niets recht te trekken en straalt bovendien betrouwbaarheid uit. Zie het minder als een verplicht nummer en meer als een kans om vertrouwen op te bouwen.

Veelgestelde vragen

Valt mijn AI-notulist onder de AI Act?

Vrijwel elke AI-tool valt onder de AI Act, maar de zwaarte van de regels hangt af van het risico. Een notulist die alleen transcribeert en samenvat, valt doorgaans in de categorie beperkt tot minimaal risico. Dan gelden vooral transparantie en menselijk toezicht, en niet de zware eisen voor hoog-risicosystemen.

Moet ik deelnemers vertellen dat een AI meenotuleert?

Ja. De AI Act verwacht transparantie, en ook de AVG vraagt dat je mensen informeert. Een korte melding aan het begin van de vergadering dat er een AI-notulist meeluistert, is meestal voldoende om hieraan te voldoen.

Is de AVG voldoende of moet ik apart iets regelen voor de AI Act?

De AVG en de AI Act vullen elkaar aan. Regel je je verwerkersovereenkomst, dataopslag en de rechten van betrokkenen al goed voor de AVG, dan heb je het grootste deel van je AI Act-verplichtingen ook gedekt. Vul dat aan met duidelijke transparantie en menselijk toezicht op de notulen.